Meu método de organização - Parte II - Trabalho

Oi gente, continuando a micro série "meu método de organização", vou falar agora como me organizo no trabalho.

Meu método é bem simples: eu tenho uma agenda, algumas pastas de referência, um livrinho de contatos telefônicos e o arquivo comum da área.

Então vamos por partes. Minha agenda é bem simples (como vocês podem ver abaixo), na verdade ela é bem feia mesmo (rsrsr).

Mas ela têm uma coisa que achei super interessante e resolvi testar esse ano: ela é dividida em uma parte de agenda diária (normal, separada por dia) e uma parte caderno de notas. E  porque isso é importante?  Porque meu método de gerenciar tarefas consiste basicamente em listar no caderno de notas as tarefas assim que vão chegando  e  assim que termino uma faço um risquinho de ok e analiso a lista: procuro a próxima prioridade ou a tarefa que dá para fazer naquele tempo que resta. Não é um método nada refinado, e nada tecnológico, mas funciona para mim. 

Quando estou tratando de projetos e não tarefas, eu separo algumas folhas do bloco de notas para aquele projeto e listo  as tarefas. Aí olho a lista do dia e a lista do projeto, e separo uma (ou mais)  das tarefas do projeto para incluir na lista diária.

E a parte da data da agenda? Bom, é essa parte que estou testando esse ano (a parte do caderno de notas já é meu terceiro ano de sucesso, rsrsr). Na parte de data eu coloco só os compromisso com data e horário mesmo, tipo: médico, aniversário de alguém, etc. Eu tentei hierarquizar as tarefas por data e nas datas por horário, mas não funcionou para mim. Eu não conseguia cumprir naquela sequência e botava para outro dia. Além da agenda ficar uma bagunça, isso me desestimulava muito e eu acabava largando a agenda (qualquer tipo de tentativa de organização) de vez.

Quanto às pasta de referência ela funcionam assim: no meu trabalho lido com licenciamento ambiental, principalmente a parte de fauna, de três trechos de uma ferrovia.  Para cada trecho eu criei uma pasta de referência onde coloco os arquivos que acho mais importantes para entender o histórico do meu trabalho especificamente (pareceres do IBAMA, Notas técnicas, Licenças, Documento enviados por outros órgãos etc..). Não é exatamente um processo, porque é para meu uso pessoal e porque é móvel: as vezes insiro ou retiro documentos sem seguir a lógica de instrução processual.

Além das pastas por trechos da ferrovia, também tenho uma pasta chamada "IN's e legislação" (IN = instrução normativa). Nessa pasta guardo instruções normativas, portarias, resoluções, decretos e leis que afetam diretamente meu trabalho. Essa legislação precisa ser de rápida consulta para mim, e como gosto de ler impresso, a pasta solucionou os dois problemas.

Para marcar os documentos, em todas as pastas de referência, eu uso post-it nas bordas indicando que documento é. Também uso um código de cor: post-it laranja é licença ambiental e post-it rosa são os demais documentos.

Falta falar do livrinhos de contatos telefônicos e do arquivo comum da área.

O livrinho de contatos telefônicos é só um caderninho "fuleiro", onde eu anoto vários telefones profissionais. Eu acho mais prático porque  não encho minha agenda do celular com números que uso raramente e também não tenho que procurar em listas telefônicas, na internet, ou perguntar para alguém toda vez que tenho que entrar em contato com profissionais de outra área da empresa ou de outras empresas.

O arquivo comum da área, é um diretório na intranet da empresa no qual a nossa área guarda seus arquivos digitais e cópias de alguns dos documentos físicos. Nele ficam depositados: relatórios, ofícios, memorandos, notas técnicas, planilhas de controle, dados de GIS. É principalmente um modo de trabalhar  de forma compartilhada  e de manter um arquivo de produtos recebidos e criados. Geralmente, a maioria dos meus produtos que desenvolvo ficam armazenados lá.


E aí?  O que achou do meu método de organização no trabalho? O próximo post da série é a organização em casa!